Sitzungstermine in der Samtgemeinde Grasleben

Finanz- und Haushaltsausschuss der SG Grasleben

Donnerstag, 09. April 2009 , 18:30 Uhr


TOP 1 Eröffnung der Sitzung

Protokoll:

Der Vorsitzende, Ratsherr Ady, begrüßt die anwesenden Ratsmitglieder und Herrn Michalzik und eröffnet die Sitzung.

 
TOP 2 Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und der anwesenden Ratsmitglieder

Protokoll:

Vorsitzender Ady stellt die ordnungsgemäße und fristgerechte Ladung zur Sitzung sowie die Anwesenheit der Ausschussmitglieder fest.

 
TOP 3 Feststellung der Beschlussfähigkeit

Protokoll:

Die Beschlussfähigkeit des Finanz- und Haushaltsausschusses wird festgestellt.

 
TOP 4 Feststellung der Tagesordnung und der dazu vorliegenden Anträge

Protokoll:

Die Tagesordnung besteht z.Z. aus zehn Tagesordnungspunkten. Da keine Änderungswünsche geäußert werden, wird die Tagesordnung festgestellt.

 
TOP 5 Mitteilungen der Verwaltung

Protokoll:

SGB Bäsecke teilt mit:

  1. Der Haushalt 2009 der SG Grasleben wurde vom LK Helmstedt mit Schreiben vom 23.03.2009 genehmigt.

 
TOP 6 Genehmigung der Niederschrift Nr. 6 vom 05.11.2008

Beschluss:

Abstimmungsergebnis:                   Einstimmig



Protokoll:

Die Niederschrift Nr. 6 vom 05.11.2008 wird genehmigt.

 
TOP 7 Verabschiedung a)des 1. Nachtragshaushaltsplanes für das Haushaltsjahr 2009 – mit Anlagen - b)der 1. Nachtragshaushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2009 c)des Haushaltssicherungskonzeptes und des Haushaltssicherungsberichtes (Fortschreibung der Fassung zum Haushaltsplan 2009)

Beschluss:

Abstimmungsergebnis:                  zu a)               Einstimmig

                                                      zu b)               Einstimmig

                                                      zu c)               Einstimmig

Herr Michalczik verlässt die Sitzung.



Protokoll:

SGB Bäsecke bedankt sich für die Bereitschaft, kurzfristig die Sitzung des Finanz- und Haushaltsausschusses durchzuführen. Er erläutert, dass der Nachtragshaushalt 2009 der SG Grasleben nur Maßnahmen beinhaltet, die im Rahmen des Konjunkturpakets II durchgeführt werden sollen.

Frau Gamroth erläutert, dass die SG Grasleben 75 % (rund 140.000 €) der Gesamtkosten für die energetische Sanierung der Schule als Pauschale vom Land Niedersachsen erhält, die restlichen 25 % (rund 47.000 €) müssen von der SG getragen werden. Da in der Rücklage 250.000 € verfügbar sind, erfolgt keine neue Kreditaufnahme. Die weiteren im Nachtragshaushaltsplan ausgewiesenen Maßnahmen (Sanierung der Schulturnhalle) gehören zu speziellen Förderschwerpunkten und werden nur dann durchgeführt, wenn die Förderung im Einzelantragsverfahren gewährleistet wird. Die Gesamtkosten der Sanierung belaufen sich auf 677.000 €, bei einer 80 % Förderung würde der Eigenanteil der SG rund 135.000 € betragen, die aus der Rücklage zu finanzieren wären. Der Förderungsantrag ist bereits gestellt, allerdings werden pro Landkreis nur zwei Sanierungsmaßnahmen der kommunalen Sportstätten gefördert. Die Neuanschaffungen im Bereich „Neue Medien“ werden mit 35,00 € pro Schüler gefördert. Für die Schaffung von Aufenthaltsbereichen erhält die SG 110,00 € pro Schüler zugewiesen. Die Anträge auf Förderung dieser beiden Maßnahmen sind ebenfalls bereits gestellt. Die Änderungen durch den Nachtragshaushaltsplan wirken sich nur auf den Vermögenshaushalt aus, sodass die Gesamteinnahmen und –ausgaben nunmehr insgesamt 1.145.200,00 € betragen.

Ratsherr Nitschke bemängelt, dass die Nachtragshaushaltssatzung, das Haushaltssicherungskonzept und der Haushaltssicherungsbericht erst heute verteilt wurden. Er fragt an, ob bekannt ist, ob weitere Kommunen die Förderungsanträge für die Sanierung der kommunalen Sportstätten gestellt haben. SGB Bäsecke berichtet, dass die Stadt Schöningen einen solchen Antrag gestellt hat und schließt nicht aus, dass auch andere Kommunen es gemacht haben. Ratsherr Gläser meint, nun müsse man abwarten, ob der Förderung zugestimmt wird oder nicht.

Der Vorsitzende lässt über folgenden Beschlussvorschlag abstimmen:

Der Finanz- und Haushaltsausschuss empfiehlt dem Samtgemeinderat, den 1. Nachtragshaushaltsplan und die 1. Nachtragshaushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2009 – mit Anlagen – zu beschließen und das Haushaltssicherungskonzept sowie den Haushaltssicherungsbericht (Fortschreibung der Fassung zum Haushaltsplan 2009) festzustellen.


TOP 8 Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreises Helmstedt a)Bericht über die Prüfung der Kassenvorgänge und Belege zur Vorbereitung der Jahresrechnung 2007 der Samtgemeinde Grasleben hier: Kenntnisnahme b)Bericht über eine unvermutete örtliche Prüfung der Samtgemeindekasse Grasleben hier: Kenntnisnahme c)Prüfung der Jahresrechnung 2007 der Samtgemeinde Grasleben hier: Beschlussfassung und Entlastungserteilung

Beschluss:

Ratsherr Nitschke stellt den Antrag, den TOP 8c ohne Beschlussempfehlung an den SGA weiterzuleiten.

Abstimmungsergebnis:                   3 Ja-Stimmen

                                                                         2 Nein-Stimmen

SGB Bäsecke nimmt wieder an der Sitzung teil.



Protokoll:

Ratsherr Gläser stellt fest, dass das RPA das Fehlen eines Datensicherungskonzeptes bei der SG Grasleben sehr bemängelt hat. Des Weiteren warnt Ratsherr Gläser davor, die Budgetierung der UA Schule und Feuerwehr, wie vom RPA angeregt, aufzuheben. Die Budgetierung dieser Bereiche muss unbedingt weiterhin beibehalten werden, um die Motivation zum Sparen zu stärken. Er spricht sich dafür aus, dass beide Fraktionen an der Budgetierung festhalten sollen.

SGB Bäsecke berichtet, dass im Jahr 2007 die Kreditumschuldungen durch den damaligen Kämmerer, Herrn Sauerborn, vorgenommen wurden. Diese Umschuldungen wurden vom RPA beanstandet. SGB Bäsecke teilt mit, dass nun mit den betroffenen Banken Gespräche geführt werden, mit dem Ziel, die vereinbarten Konditionen (die Laufzeit) zu ändern. Mit einer Bank konnte bereits ein positives Ergebnis erzielt werden. Der entstandene Schaden wurde der Eigenschadenhaftpflichtversicherung ebenfalls gemeldet.

Frau Gamroth berichtet, dass eine Beanstandung zu den überplanmäßigen Ausgaben im Bericht enthalten ist. Diese üpl. Ausgabe war in der Jahresrechnung 2007 nicht als „durch überplanmäßige Mittel gedeckt“ gekennzeichnet. Der Grund dafür war, dass die Einstellungen im Finanzprogramm UVN-FIN so hinterlegt waren, dass bei der Anordnung der Ausgaben keine Mittelüberprüfung erfolgt ist. Weiterhin teilt Frau Gamroth mit, dass der § 6 der Haushaltssatzung im Zuge der Haushaltsplanung 2009 gestrichen wurde. Ebenfalls werden die Umschuldungen der Kredite in Zukunft nicht mehr über die Verwahr- und Vorschusskonten abgewickelt, sondern über speziell dafür eingerichtete Haushaltsstellen im Haushalt der SG.

Ratsherr Nitschke fragt an:

1.      Der Bericht des RPA lag der Verwaltung bereits am 07.01.2009 vor. Weshalb ist dieser Punkt erst bei der heutigen Sitzung auf der Tagesordnung?

2.      Wurden die Freigaben für die in der Verwaltung eingesetzten Programme eingeholt?

3.      Wurde eine IT-Dienstanweisung erlassen?

4.      Wurde ein Datensicherungskonzept erstellt?

5.      Besteht ein Ausfall- und Notfallkonzept?

6.      Wann werden die o.g. Anweisung und die Konzepte fertig sein?

7.      Wurden die Kosten für den Lehrgang eines Feuerwehrmannes erstattet?

8.      Wurden die Dienstanweisungen für die Zahlstellen Freibad und Campingplatz geändert?

9.      Wurde die Differenz i.H.v. 115,05 € aufgeklärt?

10.  Die Aussage, dass zukünftig verstärkt darauf geachtet wird, dass nur der Zuständige die Schuldurkunden unterschreibt, findet Ratsherr Nitsche nicht ausreichend. Können zwei Personen in Zukunft unterschreiben?

11.  Liegt eine Antwort der Eigenschadenhaftpflichtversicherung bereits vor? Wie hoch ist der Schaden?

12.  Wurde ein Sachstandsbericht über den Aufbau des Kreditmanagements an den LK Helmstedt abgegeben?

13.  Liegt bereits eine Antwort des RPA dazu vor?

Zu 1:    Frau Gamroth berichtet, dass die Berichte erst einmal studiert werden, an die Fachämter zur Klärung bzw. Stellungnahme weitergeleitet und die Stellungnahme geschrieben werden musste.

Zu 2:    SGB Bäsecke berichtet, dass in der Vergangenheit das RPA der Stadt Braunschweig solche Freigaben erteilt hat. Nun machen sie es nicht mehr. Bezüglich dieser Problematik steht die Antwort der Kosynus GmbH, Braunschweig noch aus.

Zu 3:    SGB Bäsecke berichtet, dass er dabei ist, aber die Priorität momentan auf anderen Bereichen liegt. Andere Kommunen des LK Helmstedt müssen ebenfalls solche Anweisungen erst erlassen, wir sind nicht die einzigen.

Zu 4:    SGB Bäsecke ist dabei, ein Datensicherungskonzept zu erarbeiten.

Zu 5:    SGB Bäsecke berichtet, dass im Falle eines Stromausfalls die Datensicherung weiterläuft. Der Großteil der Daten läuft über die Kosynus GmbH. Bisher wurde keine Notwendigkeit für ein solches Ausfallkonzept gesehen.

Zu 6:    SGB Bäsecke berichtet, dass die Stelle eines Datenschutzbeauftragten bei der SG Grasleben momentan nicht besetzt ist. Er nimmt diese Aufgabe nur nebenbei wahr, sodass mit der Erstellung der Konzepte nicht bald zu rechnen ist. Ratsherr Gläser berichtet, dass durch den vorliegenden Bericht die Verwaltung dazu aufgefordert ist, die Mängel abzustellen. Dieses sei aus seiner Sicht ausreichend. Außerdem muss erst einmal die für diese Aufgaben zuständige Person da sein.

Zu 7:    Frau Gamroth teilt mit, dass das Geld bereits im Februar eingegangen ist.

Zu 8:    SGB Bäsecke berichtet, dass die Dienstanweisung für die Zahlstelle Freizeitbad durch den Kassenleiter, Herrn Rietz, noch vor der Eröffnung des Freizeitbades geändert wird. Für die Zahlstelle Campingplatz wird die Dienstanweisung ebenfalls geändert.

Zu 9:    Frau Gamroth teilt mit, dass die Differenz aufgeklärt wurde. Der Betrag der angefallenen Zinsen war in der Excel-Tabelle der Verwaltung falsch eingetragen.

Zu 10:  SGB Bäsecke erläutert, dass man nicht mehr tun kann, als verstärkt darauf zu achten. Ihm war ganz klar, dass Herr Sauerborn keine Schuldurkunden unterschreiben darf und das habe er Herrn Sauerborn bei der Einstellung auch deutlich gesagt. Anscheinend war es Herrn Sauerborn nicht klar, dass er für die Unterschriften nicht zuständig war. In den Angelegenheiten der SG darf nur der SG-Bürgermeister oder der allgemeine Vertreter unterschreiben, bei den Mitgliedsgemeinden müssen der Gemeindedirektor und der Bürgermeister unterzeichnen.

Zu 11:  Die Versicherung hat eine Stellungnahme von Herrn Sauerborn verlangt. SGB Bäsecke hat mit Herrn Sauerborn gesprochen und ihm die Dringlichkeit der Angelegenheit verdeutlicht. Der Schaden beläuft sich insgesamt auf 16.800 €.

Zu 12:  SGB Bäsecke erläutert, dass der Sachstandsbericht sich auf die Vorfälle mit den Umschuldungen bezieht und nicht auf den Aufbau des Kreditmanagements bei der SG. Der Sachstandsbericht wurde bereits dem RPA des LK Helmstedt vorgelegt.

Zu 13:  SGB Bäsecke teilt mit, dass zu diesem Bericht keine Antwort vorliegt.

SGB Bäsecke verlässt den Sitzungsraum, da die Abstimmung erfolgen soll.


TOP 9 Behandlung von Anfragen und Anregungen

Protokoll:

Ratsherr Gläser bittet, sich zu den Tagesordnungspunkten Nr. 11 „Organisationsuntersuchung der Verwaltung“ und Nr.12 „Resolution des Kreisverbandes zum Thema „Region““ der Einladung zur SGA-Sitzung am 14.04.2009 äußern zu dürfen, da er in der SGA-Sitzung am 14.04. nicht anwesend sein wird. Er erläutert, dass der Vorschlag einer Organisationsuntersuchung nicht aus den Reihen des SG-Rates, sondern aus der CDU-Fraktion kam und das mit einem Ergebnis dieser Untersuchung voraussichtlich erst im Juni zu rechnen sein wird. Weiterhin berichtet er, dass in diesem Jahr 13 neue Aufgaben auf die Kommunen zukommen werden und man im Herbst wieder eine Organisationsuntersuchung durchführen müsste. Er spricht sich dafür aus, dass die 8.500,00 € aus dem Haushalt rausgenommen werden sollen. Bezüglich der Resolution des Kreisverbandes um Thema „Region“ bittet er, dass die aktuelle Resolution zur Abstimmung vorgelegt wird.

SGB Bäsecke erläutert dazu, dass er nichts dagegen hat, wenn die Organisationsuntersuchung verschoben wird. Allerdings darf die Stelle des Kämmerers davon nicht abhängig gemacht werden. Man muss entweder die Untersuchung verschieben und die Ausschreibung durchführen oder die Untersuchung so schnell wie möglich starten, damit eine Ausschreibung erfolgen kann.

Ratsherr Nitschke erwidert, dass die CDU-Fraktion nicht überzeugt ist, dass noch jemand eingestellt werden muss. Er bezieht sich auf die Aussage von Herrn Bäsecke vom Herbst 2008, dass mit der Einstellung von Frau Köppe das Soll an Personalstärke erreicht ist. Wenn zusätzliche Aufgaben auf die Kommunen zukommen, dann kommen auch die Mittel des Landes zur Wahrnehmung dieser. Die CDU-Fraktion war über die Vorlage zur Ausschreibung der Organisationsuntersuchung überrascht, da man erst einmal nur wissen wollte, wie viel so eine Untersuchung überhaupt kostet. In der Verwaltung des LK Helmstedt wird ebenfalls eine Organisationsuntersuchung durchgeführt.

Ratsherr Gläser erwidert, dass beim LK Helmstedt 200 Personen in der Verwaltung beschäftigt sind und bei der SG Grasleben nur 12. Bei dieser Anzahl macht eine Organisationsuntersuchung keinen Sinn. Er macht deutlich, dass der Kämmerer eine der wichtigsten Säulen in der Verwaltung ist und dass man diese Stelle nicht einsparen kann. Er schlägt vor, bis zum Herbst zu warten und ggf. erst dann eine Organisationsuntersuchung durchführen.

SGB Bäsecke berichtet zu den 13 zusätzlichen Aufgaben, dass es Antragsaufgaben sind, d.h. wenn wir diese wahrnehmen möchten, müssen wir es speziell beantragen. Dies wird die SG Grasleben nicht tun. Weiterhin erläutert er, dass das Argument mit der Einstellung von Frau Köppe nicht mit der Einstellung eines Kämmerers verglichen werden kann. Die Ausschreibung muss so schnell wie möglich erfolgen, deshalb hat er die Verwaltungsvorlage erstellt. SGB Bäsecke hofft, dass am 14.04.2009 in der SGA-Sitzung entweder über die Organisationsuntersuchung oder über die Ausschreibung ein Beschluss gefasst wird.

 
TOP 10 Schließung der Sitzung

Protokoll:

Ratsherr Ady schließt um 19.40 Uhr die Sitzung.

 

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